办公室工作手册（2）VIP免费

办公室工作手册

二〇XX年X月

目 录

第一章 会务工作程序

一、会务工作概述

会议的构成要素包括：会议名称、会议主题、会议时间、会议地点、会议主持、与会人员、会议程序、会议结果等。会务工作包括会议的组织安排、生活服务、会议文书及保卫保密工作。

会议类别依次为：

1．一类会议，即全局大型会议：局党代会、局职代会、局工代会、局团代会、局党委（扩大）会议、局纪委（扩大）会议、局年度工作会议、局年中工作会议、上级单位及外单位在我局召开的会议等，经董事长或总经理批准后，由综合办公室组织召开，归口业务部门准备会议资料及协助会务工作。

2．二类会议，即全局专业工作会，经分管领导审核，报总经理批准，由主办部门组织召开。

3．三类会议，即部门工作会，经分管领导批准后，由部门组织召开。综合办公室不参与部门会议筹备工作。

4．董事会（含董事会专业委员会，下同）、总经理办公会、总经理专题会、部门经理例会及总经理层召开的临时会议等。董事会、总经理办公会、部门经理例会由综合办公室负责组织筹备；由董事长或总经理提议召开的总经理临时性会议，由综合办公室组织召开；由副总经理或部门提议召开的总经理临时性会议，由专题归口部门负责组织召开，并形成会议纪要。

二、会务工作流程图

会议编组

会议选址

确定会议议题及名称

坐席排序

经费预算

会议用具

会议通知及回执

准备会议资料

确定会议规模及人员

食宿行安排

会场布置

确定会议会期及议程

会前准备

主题报告

会务手册

总结讲话

拟定文件

发言材料

开闭幕词

文体活动

会场服务

报到接待

签到发资料

会场验收

会议纪要

会议记录

报道宣传

保密保卫

会后工作

决议催办

印发文件

立卷归档

费用结算

安排离会

三、会前准备

1．会议议题及名称

安排会议议题应遵循必要性、可行性、明确性和适量性的原则，一般由主办部门收集、筛选并书面提出议题，说明议题上会理由，经领导同志批准后确定。准备部分后备议题，以便在会议进展顺利、时间充裕时提交会议讨论。

根据审定的议题，确定会议名称。会议名称一般由会议主办单位名称、年份、会议主题及会议类型组成，如“XXXX有限公司XXXX年项目管理研讨会”。

2．会议规模及人员

主办部门按照会议议题、组织职能分工、业务接口关系及相关规定提出会议规模及参加人员名单，报领导审批。

3．会议会期及日程

综合考虑会议的内容、规模及复杂程度确定会期。会议日程一般以表格形式呈现，按照时间顺序说明会议具体安排。主要包括：日期时间、会议内容、活动方式、地点、主持人、参加人等。会期及日程表须经领导审批。

4．会议资料

（1）开幕辞（主持辞）

会议初始，由领导致开幕词，旨在说明会议的指导思想、宗旨、意义，并向与会人员提出会议任务和要求。重要会议或者庆典、颁奖会议需要主持人根据会议需要撰写主持词。

（2）会议主题报告

根据会议议题，主办部门撰写会议主题报告，交由办公室核稿后，报领导阅批，主办部门根据领导意见协商修改文稿，定稿提前报领导审阅。

（3）其他发言材料

其他发言材料，由发言单位或发言人自行撰写，包括经验交流材料、分组讨论发言等。主办部门审核其他发言材料，保证发言材料水平，确保会议质量。

（4）拟定文件

拟定文件，指需听取大会讨论意见以资完善或拟通过大会表决的文件，主要涉及企业发展战略、决策决定、规章制度和管理方法等。由主办部门起草，办公室核稿，领导阅批。

（5）会议总结讲话

主办部门起草领导总结讲话，办公室核稿，领导阅批，形成总结讲话初稿。

（6）闭幕词

闭幕词，用以说明会议成果，总结会议经验，表达未来希望，对主办单位及会务人员表示感谢等。

（7）会议手册

会务手册由主办部门制作，内容包括：会议须知、会议日程、与会人员名册、会议坐席表、分组讨论名册、分组讨论议题、会务组联系方式等。

（8）胸卡

5．会议选址

会议地址由主办部门选定，综合办公室协助联系会址单位、洽谈价格及会场布置工作。会址一般根据会议规模、规格和内容等要求，按照距离适当，环境适宜、交通方便等条件来确定。对不熟悉的会址，要安排专人提前与会址单位沟通协调，对会场、餐厅、住宿、医疗、交通及综合配套设施进行全面实地考察。

6．会议用具

为参会人员准备胸卡、文件袋、笔记本、签字笔等文具，将文具与其他会议资料统一装入手提袋中。在外部会场开会，会务组赴会需携带便携式电脑、投影仪、打印机、打印纸、桌签及简单的办公用具等。

7．会议经费预算

主办部门根据会议前期筹备，形成会议经费预算，报总经理批准。

8．会议通知

主办部门发出会议通知，并接收统计回执。会议通知一般具备9个要素：会议名称、内容、时间安排、地点、参加人员范围、会议须知、食宿行安排、联系人及回执。会议通知必须简明扼要，语言准确无歧义。会议回执应该包括：参会人员姓名、性别、民族、职务、联系方式、抵达时间（航班或车次）、是否接站（主办部门可设定集中接站时间）、返程订票、备注及单位（盖章）。电话确认会议通知发放到位，必要时需催报回执。

9．会议编组

大型会议或需要分组讨论的会议，要进行会议编组。主办部门要及时收集会议回执，审核参会人员是否符合会议要求，将参会人员名单录入电子表格形成签到簿。根据会议需要、单位性质、所属区域或专业划分进行编组，并打印桌签，切忌遗漏和重复。

10．坐席排序

按照前排高于后排、中央高于两侧、中心高于外围、左高右低（当事人的左和右）原则或企业传统习惯，结合会址情况，为参会人员会场、餐厅等场所的坐席进行排序，切忌遗漏和重复。

11．食宿行安排

根据会议回执安排接送站；根据参会人员情况订餐订房（分餐桌、分房间），为减少开支，会餐酒水一般自带；考虑少数民族同志的餐饮习惯，给与特别照顾。食宿行标准应严格按照局有关财务规定执行。

12．会场布置

按照会议坐席摆放桌签、会议资料、茶杯、主席台及发言台桌花等，大型会议要悬挂横幅和标语，调试灯光、音响、话筒、投影仪、电脑等设备，发现问题及时调换。会场是否悬挂国旗、企业旗帜或其他标识根据会议需要，经领导同志同意后执行。

四、会中服务

1．报到及接待工作

会议前，要认真组织参会人员报到，统计到会人数，核查重要人员（主席台就座的领导、会议主持人、报告人等）是否到会，做好房间安排，向大家介绍有关情况等。

2．会场验收

会议前一天晚上，主办部门负责人检查验收会场布置情况，查漏补缺。

3．签到与分发会议资料

在会场入口设置签到台，与会人员签到后领取会议资料，需要与会人员提前阅读的会议资料可在人员报到时分发。及时统计到会人数及缺席人员，根据领导需要报送签到结果。会议资料涉及保密内容需要收回的，须在会务手册中说明，并在签到时逐一提醒。

4．会场服务

包括灯光、音乐、摄影摄像、录音、饮水服务，涉外会议还需要翻译服务等。

5．会议记录

主办部门要安排专人做好会议记录。会议记录是记录会议基本情况、会议报告、讨论的问题、发言、决议等内容的书面材料，是会议的正式文件，是落实会议精神、进行检查督促的依据。会议记录一般包括以下部分：会议名称、会议时间、会议地点、会议出席人及列席人、会议缺席人、会议主持人、会议记录人、会议主要议题、发言纪录及决议事项等。

6．完善总结讲话

会议期间，主办部门要积极听取各方意见，继续完善总结讲话，并及时报告领导，形成总结讲话二次稿，请示领导下发时间（会中或会后）。

7．会议纪要

主办部门及时撰写会议纪要，报领导签批前交由办公室核稿。会议纪要是根据会议记录和会议文件等材料加工整理而成的，用来记载和传达会议基本情况、主要精神和议定事项的会议文书。一般包括：会议名称、时间、地点、会议出席人及列席人、会议主持人、会议主要议题、决议事项及对会议的总体评价等。

8．报道宣传

大型会议期间或结束后，要把会议决议、会议报告、发言材料、领导讲话、会议简报、会议纪要等文件编成宣传提纲，经领导批准后进行宣传。

9．文化活动

召开大型会议，为加强与会人员的沟通和了解，经领导批准，可围绕会议主题适量选择合适的文化体育活动。主办单位要做好前期策划、实地考察、往返交通等组织工作。

10．会议保密工作

根据会议密级，选择性做好会议的时间、地点、参加人员、会议内容、会议议程、会议文件、会场秩序、宣传报道等各环节的保密工作。

11．会议费用控制

在企业外部召开的会议，主办单位要安排费用总负责人，会议各分项费用要实行专人确认机制，对分项费用负责，将会议费用控制在预算之内。

五、会后工作

1．安排离会

根据会议回执，为外地与会人员预定返程票，安排车辆和人员送站。

2．费用结算

在企业外部召开的会议，会议费用总负责人及各项费用确认人与会议中心做好结算工作，做到费用明细、单据清楚。

3．编发会议文件

根据会议最终决议，主办部门要对会议通过的文件进行汇总整理，经领导审批，交办公室编发正式文件。

4．决议催办

会议结束后，主办部门对会议决定办理的事项，根据缓急和承办时限要求，适时对其执行情况进行责任分解和督促检查。

5．立卷归档

按照企业档案管理规定，对会议资料进行立卷归档。

附件：会务工作跟踪单

会务工作任务跟踪单

序号	项 目		责任人	开始时间	关闭时间	备注
	确定会议名称及议题	收集议题，确定会议名称
	确定规模及人员	确定会议规模及参会人员名单
	确定会期及议程	根据议题定会期和议程
	会议选址	要求实地全面考察
	会议用具	主办人员检查是否完备
	经费预算	费用明细
	准备会议资料	开闭幕词
		主题报告
		发言材料
		拟定文件
		总结讲话
		会务手册
	会议通知及回执	发出会议通知并收集统计回执
	会议编组
	坐席排序
	食宿行安排	食，安排与会人员餐饮
		宿，预定房间
		行，安排送接车辆
	报到接待
	会场布置	灯光、音响、鲜花、桌签等
	签到发资料
	会场验收
	会场服务
	会议记录
	会议纪要
	报到宣传
	保密保卫
	文体活动
	安排离会	通知和组织参会人员退房
		安排返程车辆，预定返程车票
	费用结算
	印发文件
	决议催办
	立卷归档

注：1．本表由综合办公室填制，会务人员每人执一份，每项工作完成后责任人要向主任汇报，在备注一栏签字；

2．责任人不超过两人，第一位为主要责任人；

3．完成时间格式为“月份.日期.时点”，最后一位数字“1”代表上午，“2”代表下午，“3”代表晚上。

第二章 公文处理程序

一、公文处理概述

公文处理主要呈现两大程序：收文程序和发文程序。收文和发文应严格按照《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）及《XXXX总部公文处理办法》（XX﹝XXXX﹞XX号）相关要求办理。

二、公文处理流程图

1．收文处理流程图

收文

承办

批办

拟办

发送

登记

审核

销毁

催办

注办

查办

清退

立卷

归档

2．发文处理流程图

草拟

缮印

注册

复核

签发

审核

修改

归档

校对

用印

装订

装封

登记

催办

三、收文处理程序

（一）收文

1．机关收文种类

（1）上级机关的指令性和指导性公文；

（2）上级机关的批复性和平行机关、不相隶属机关对商洽和询问事宜的答复性公文；

（3）下级机关的请求性和平行机关、不相隶属机关的商洽和询问性公文；

（4）各部门的调查性和下级机关的陈述性公文；

（5）内部刊物和“简报”、“通讯”等；

（6）其他文书材料，如公开刊物和群众来信等。

2．收文渠道

（1）电子收文；

（2）机要交通局送的机要信件；

（3）各机关和部门直接报送的信件；

（4）传真；

（5）收发室转来的信件。

（二）审核

收文审核应注意：

（1）检查公文的收件机关、部门或姓名是否应由本部门收文；

（2）清点公文数量，查看公文是否完整、有无破损；

（3）是否符合行文规则；

（4）签收，注明收文时间。

（三）登记

1．确定登记与不登记的范围

需要登记的公文有：

（1）上级机关的指令和指导性公文；

（2）下级机关的请求性公文；

（3）平行机关和不相隶属机关的商洽和需要答复的公文；

（4）一切机密性公文；

（5）其他重要公文。

不需要登记的公文有：

（1）公开的和内部无密的刊物和简报；

（2）一般性抄件；

（3）行政事务性的通知、介绍信和请柬等；

（4）私人信件、公开信、公开发布的公文等。

2．采用簿记帐进行分类登记

填写《收文登记簿》，局收文登记一般按照发文单位分为机关行政和机关党委两大类，每类中又按照上行、平行、下行分单位登记，编写收文流水号。

机要秘书根据文件内容要求，在收文右上角签章（只需阅知的公文，签阅文章，需要办理的公文，签办文章），注明密级、缓急程度、流水号及签收时间。

（四）发送

1．对外部收文需要向各部门及所属企业发送的，需要填写《收文分发分送簿》；重要公文需要接收人签字确认收悉；电子公文网上发送，需要设置阅读回执。

2．需拟办、批办的文件应先送领导提出拟办、批办意见，再分送承办单位或承办人。

3．报刊、杂志、便函、请柬、简报、资料和临时性、事务性通知可直接分送承办单位、承办人或存查。

（五）拟办

需拟办的公文，党委公文和行政公文分别报送党委办公室主任和总经理办公室主任提出拟办意见，在《收文处理单》上注明。

需要拟办的文件：

1．上级机关发来的命令、决议、指示、批复及其需要传达、贯彻、执行的文件；

2．下级机关报送的重要请示或报告；

3．其他单位送来需要答复或者办理的重要文件；

4．需本企业领导人参考或了解的文件、材料等。

拟办意见的拟写要求：

1．言简意赅，便于执行；

2．可具体指出承办单位或承办人员；

3．多个部门联合办理的，应指明主办单位；

4．敏感事项或紧急公文，应提出承办的原则和完成时限；

5．需一定范围阅知的文件，应指明传阅范围和方式；

6．文件中涉及到之前其他文件时，应将这些文件一并送领导批办；

7．对不符合规范的公文，经办公室主任批准后，可退回呈报单位并说明理由。

（六）批办

拟办意见提出需要批办的文件，送分管领导在《收文处理单》上注明批办意见。对具有请示事项的文件，应由主批人签批，其他审批人圈阅视为同意；无请示事项的，圈阅表示阅知。

（七）承办

公文承办由具体业务部门或人员承担，办公室应根据领导批办意见及时发送文件至承办部门或人员。只需阅知的文件，传阅人应在当天阅完，在《收文处理单》上签名并及时退还文件，不得自行传阅。承办部门认为不属于其职权范围或不宜由本部门办理的，办公室应积极协调或报分管领导裁定。

（八）收文催办

收文催办主要指对内催办，即对局系统内部文件承办部门或人员的催促检查。

1．送负责人批示或交有关部门办理的重要公文，办公室应负责催办；

2．在文件要求办理期限结束时尚未办理的，办公室应催办；

3．催办对象包括局领导、局总部各部门负责人及所属单位负责人；

3．紧急公文应跟踪催办，重要公文应重点催办，一般公文应定期催办；

4．填写《重要事项催办单》，发送承办部门；

5．承办部门收到《重要事项催办单》后应及时给与书面答复；

6．催办后三天仍未办妥的，应查问承办部门或人员，并限时办完。

（九）注办

收文处理完毕，要在《收文处理单》上注明办理结果：传阅的文件，要有传阅人签名；承办完毕的文件，要有承办部门或人员签注的承办结果及办结时间。

（十）查办

办公室要对上级单位来文的落实情况进行督促检查，查办项目包括针对来文的办理情况，文件要求的落实情况，回复报告及统计数字的真实性和客观性。

（十一）清退

重要文件或保密文件待处理完毕或承办完毕后，主办单位应将其退回办公室，办理清退手续。

（十二）立卷

局机关采用分散式立卷，即机关收文、综合性的文件及综合性的会议文件材料由办公室立卷；业务性文件、以部门名义发文的存本和定稿、以局名义召开的专业会议文件由业务部门立卷；会计核算文件材料由财务会计部门立卷；科技文件材料及其他业务文件，由有关业务部门立卷。

（十三）归档和销毁

文件归档和销毁详见制度汇编有关档案管理规定。

四、发文处理程序

（一）草拟

文件起草工作包括交拟、议拟和撰拟三个程序：

1．交拟：根据管理工作的客观需要，文件主办部门要认真领会和记录领导交待的写作意图和重要问题、措施等。

2．议拟：查找与该文件有关的文件、法律法规、企业相关规定等，通过调研收集相关材料和信息，形成文件提纲。

3．撰拟：对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门负责人应当面协调，仍不能取得一致意见时，主办部门可列举各方理由和依据，提出建设性意见，并于有关部门会面后，报请上级机关协调和裁定。

（二）修改

文件起草后，应字斟句酌认真修改，修改的标记及文字应用彩色笔拉出版心，明显标注，修改完毕填写《发文稿纸》中拟稿人、文件标题、附件、文件类别、主送、抄送等内容，请部门负责人审阅文稿并签署意见。领导要求提前审阅的文件及只需报领导阅批不需要发文的报告、请示等，填写《签报》后由主办部门直接送领导。

（三）审核

公文送负责人签发前，应由办公室进行审核，审核重点：

1．行文必要性、合法性，与企业现行规章制度的协调性；

2．政策界限清晰，措施方法可行，执行期限妥当，涉及的相关问题能够妥善安排；

3．公文格式、标题、语体、文字、标点符号、层次序号、数字、引文、简称、译名、密级、缓急等是否符合规范；

4．主送和抄送是否得当，阅读和发放范围是否合适等；

5．核稿人提出修改意见，拟稿人修改后拟稿人签字并确定关键词、密级、缓急程度及签发人等。

（四）签发

1．以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或主持工作的负责人签发；

2．以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或其授权的其他负责人签发；

3．同级机关方可联合行文，联合发文应经联合行文的相关机关会签方能生效。

（五）复核

公文正式印制前，办公室应进行复核，复核重点：

1．发公寻网义是否妥当，审批和签发手续是否完备，附件材料是否齐全、规范；

2．联合发文是否经过了会商和会签，发文机关是否同级，排列是否妥当；

3．复核后对文稿进行了实质性修改的，应按程序进行复审。

（六）注册

发文注册指按发文顺序给每份文件编著发文字号。

1．按发文的先后顺序编注发文字号；

2．联合发文只编注主办机关发文字号；

3．发文字号结构为：发文机关代字+﹝年度﹞+发文顺序号；

4．不得一文多号，也不得一号多文；

5．确定发送范围和印制数量；

6．带密级文件应编注发文份号。

（七）缮印与校对

经过签发程序，无须任何修改的文件，按照公文格式要求印制一份供主办部门校对清稿，校对人员在正确无误的校样上签字后，按照文件数量要求印制相应份数。

（八）用印

企业印章应由专人管理，用印应严格履行程序，合乎规范要求。文件用印规范请详见“印信管理程序”。

（九）装订装封

按照文件装订要求进行装订，向外发出的文件应装入信封，发文装封应注意：

1．多级行文、普发文件应编写文件信封号码；

2．有密级的文件，应在信封上标识密级，封口处贴密封条；

3．有缓急程度的文件，应在信封上标识缓急程度。

（十）登记发送

文件发送，应在《发文登记簿》上登记，文件发送的方式有：专人递送、收文单位专人领取、公文交换站递送、邮寄、网络传送、传真、电传等。

（十一）发文催办

发文催办为对外催办，即向收到文件的所属单位或外机关单位发出催促办理文件的意见。

1．重要公文确认接收后3个工作日未办理的，根据需要可用电话、传真等快捷方式向对方查询办理情况；

2．紧急公文或电话催办多次未果的事项，需要催办；

3．填写《重要事项催办单》，发送至承办单位，要求立即给与答复；

4．《重要事项催办单》发出3日后未见回音，主办部门查办该文件。

（十二）归档和销毁

文件归档和销毁详见制度汇编有关档案管理规定。

为便于归档，保证档案的完整性和节约存放空间，收文登记簿、收文分发分送簿、发文登记簿等均使用活页笔记本。

五、公文管理

1．各单位及各部门应设专人管理文件。

2．上级单位带有密级的公文，除绝密级和注明不能翻印的公文严禁翻印以外，必须经下一级负责人或办公室主任批准，方可翻印。中央、国务院文件的翻印须经办公室主任批准。翻印时，应当注明翻印的单位、日期、份数和引发范围。

3．公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印部门证明章。

4．公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

5．部门合并时，全部公文应随之合并管理。公司或机构撤销时，需要归档的公文整理立卷后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

6．与质量体系有关的文件，按照局程序文件《文件和资料的控制程序》执行。

7．电子版公文管理工作按照《XXXX电子文件归档与管理规范》（XX办﹝XXXX﹞X号）执行。

附件：1．收文登记簿

2．收文分发分送簿

3．收文处理单

4．发文稿纸

5．签报

6．发文登记簿

7．重要事项催办单

附件1：

收文登记簿

收文日期	文号/编号	来文单位	文件名称	密级	缓急	份数	流水号	备注

附件2：

收文分发分送簿

文号	来文单位	文件名称	密级	缓急	分发分送对象	签名	备注

附件3：

收文处理单

领 导 批 示
阅者意见
承办情况
办 公 室 拟办意见
来文单位		收文日期
文件标题		来文文号

附件4：

发 文 稿 纸

密级： 缓急程度：

领导批示： 月 日		部门会签： 月 日
拟稿人： 电话： 月 日	部门负责人： 月 日		办公室核稿： 月 日
文件标题：
附件：
文件类别： 文件、报告、请示、决定、决议、通知、通报、纪要、批复、函、简报
主送：		打字： 校对：
抄报：
抄送：
发文编号： ﹝20 ﹞ （共印 份）

附件5：

XXXX公司

签 报

领 导 批 示
标 题 （或事由）
主办部门负责人 签 发	请 同志批示。 签字：
主办部门主管 审 核		部门会签
紧急程度		密 级

主办部门： 联系人： 电话：

年 月 日

附件6：

发 文 登 记 簿

序号	发文日期	文号	文件名称	发放范围	发送形式	份数	收者签名	接收时间	备注

注：“收者签名”与“接收时间”两项只在纸面发文时使用。

附件7：

重 要 事 项 催 办 单

催办对象					催办时间
催办依据文件					发文字号
催办事项
催办原因
催办要求
进展情况： 负责人： 联系人： 电话： 年 月 日
局领导批示
催办联系人		联系电话		电子 邮箱

第三章 接待工作程序

一、接待工作概述

接待工作是一项“窗口性”工作，指企业在公务活动中对来访者所进行的迎接、招待、洽谈、联系等辅助管理活动，基本要素包括：来访者、来访意图、接待者、接待任务和接待方式。办公室要重视接待工作的广泛性、礼仪性和务实性。

二、接待工作流程图

经费预算

人员安排

日程安排

接待形式

接待规格

接待方针

收到接待任务

收集来宾情况

分析判断意图

拟定接待方案

送别

宴请

接待及会谈

安全保卫工作

布置接待环境

食宿行安排

准备材料礼品

三、接待工作基本程序

（一）收集来宾情况

我局主要来宾包括：政府机关领导、XXX公司领导、兄弟单位领导、重要业主、重要活动及大型会议来宾等。

收到接待任务后，要积极从多方收集来宾情况，主要包括：来宾人数、姓名、性别、职务、民族、宗教信仰、生活习俗等。

（二）分析判断来访意图

对于非企业邀请的来访，应通过多种途径和渠道收集这方面的信息，分析判断其真实来访目的和意图，以确定接待方针和接待任务。非企业邀请的来访主要有：

（1）党政机关领导视察工作；

（2）XXX公司领导检查指导工作；

（3）兄弟单位业务交流与合作洽谈；

（4）重要业主来访；

（5）其他日常来访。

（三）拟订接待方案

重要的接待活动，要事先拟订接待方案，提交领导审批。内容包括：来访意图、来访者基本情况、接待方针、规格、形式、日程安排、接待人员安排、费用预算等。

1．接待方针

根据对方来访意图、双方关系和对我方的态度制定接待方针，明确接待目标和原则。

2．接待类别

一类接待：党政机关、总公司、兄弟单位局级以上领导的接待；

二类接待：党政机关、总公司处级以上领导，兄弟单位副局级以上领导及重要业主的接待；

三类接待：其他日常来访。

3．接待形式

包括迎送、宴请、会见、会谈、文艺招待、参观游览等仪式和活动。

4．接待日程安排

主要包括接待具体时间、接待形式和内容、接待实施地点、陪同人员工作安排等，一般以表格形式列出。

5．接待人员安排

接待人员主要包括陪同人员和组织工作人员。主要陪同人员包括主要陪同领导和相关职能部门负责人；组织工作人员包括事务秘书、翻译及后勤人员。

一类接待陪同人员：局董事长、总经理，其他班子成员；

二类接待陪同人员：局分管领导、业务相关部门负责人；

三类接待陪同人员：视来访者情况而定。

6．接待经费预算

对接待经费的来源和列支明细做出具体说明，按照企业财务相关规定做好接待经费预算。

（四）准备接待材料和礼品

1．接待材料包括：汇报介绍类材料和礼仪类材料（欢迎辞、欢送辞、祝酒辞等）。

2．接待礼品：礼品要体现企业的形象，要具有纪念意义和象征意义，同时要尊重客人的习俗和爱好；根据实际需要选择赠送时间（见面初、会议上、送别时等）。

（五）做好食宿行安排

接待食宿安排优先选择与企业签署合作协议的酒店和宾馆。

1．预定房间：根据来访人数、性别、职务等预定房间，若对方费用自理，则根据对方具体要求预定房间。

2．准备膳食：接待活动有宴请的，根据接待规格及企业财务规定确定宴请规格、标准、地点和席位，除必要陪同人员外，尽量减少主方人员。

宴请形式包括：正式宴会、便宴、茶话会、工作餐或客饭（填写《客饭申请单》）。

特殊注意事项

（1）来访者的饮食习惯、喜好、禁忌；

（2）提前订餐，必要时需报领导审批菜单；

（3）隆重宴会，应摆放名牌；

（4）准备主宾双方的致辞，主人先致辞，客人致答谢辞。

3．安排交通：根据接待规格和人数确定车辆类型、数量和时间。

（六）布置接待环境

接待环境主要包括：前厅、会客厅、接待室、走廊、楼梯等；前厅准备欢迎条幅、标识，接待室准备宣传资料、报刊杂志、衣帽架、电话、花卉等，会客厅或会议室准备资料、茶水，必要时开设来访专用电梯。

（七）安全保卫工作

对主要领导来访，要同安全保卫部门联系，选调有关人员，做好警卫工作。

（八）迎接及会谈

按照接待规格安排迎接人员，重要迎接应组织欢迎队伍。

根据日程安排双方会谈，确保会议资料发放到每位与会人员；需要使用投影仪、便携式电脑的会谈，主办部门要提前调试器材；涉外会谈，要注意器材的兼容性；办公室秘书或主办部门安排专人做好会谈记录。

（九）送别

安排交通工具，根据接待规格和以往惯例确定送客人员，主方领导要陪同来访重要领导前往机场或车站。

附件：客饭申请单

附件：

客饭申请单

日 期		部 门		人 数
事 由
经 办 人
部门领导签字
办公室签字

第四章 协调工作程序

一、协调工作概述

企业办公室综合协调工作就是调节企业内部及内外之间的关系，在企业内部实现目标趋同、分工合理、步调一致，同时为企业发展壮大创造良好的环境。

办公室协调作用主要体现在：政策制度协调、计划协调、事务协调、会议协调、受理请示报告工作中的协调、公务协调、公文协调、对外关系协调等。

协调方式方法有：磋商洽谈、会议讨论、文件会签、信息交流等。

办公室协调工作者要具有把握大局的综合素质、承担责任的勇气、良好的工作作风、敏锐的洞察力、准确的判断能力、健康的心理、良好的性格及和谐的人际关系。

二、协调工作流程图

确定协调方式

确定协调内容

分析矛盾本质

问题调查

发现问题

落实情况反馈

意见跟踪落实

达成处理意见

协 商

（注：协调工作分板块阐述）

三、政策制度协调

政策制度协调是指办公室在企业各项政策和管理制度制定中的协调及政策制度本身的协调作用。

政策制度协调内容：

1．政策制度各项条目内容的可行性和一致性；

2．政策制度所涉及的各种关系能够妥当处理，权责利分配合理；

3．该政策制度与国家法律法规及其它企业管理制度的一致性；

4．利用政策制度协调企业内部各种关系。

政策制度协调的主要方式：会议讨论、文件会签。全局性政策制度发布前须经总经理办公会研究讨论通过，重要政策须报董事会批准，综合办公室督促政策制度文件主办部门进行文件会签。

四、战略计划协调

战略计划协调是指在企业制定和执行长期和短期发展规划中的协调作用。战略协调侧重长期和全局，计划协调侧重短期和局部，战略是计划的指导思想和发展方向，计划是战略的分解步骤和具体方法。

战略计划协调内容：

1．企业战略要符合国家经济政策和发展趋势，按照政策导向调整战略目标；

2．企业战略与企业发展目标的一致性和服务性，协调相关部门修改与企业目标不一致的部门；

3．企业计划能够合理分解和有效落实战略目标，协调有关部门补充漏洞和正确处理内容的轻重关系；

4．企业各部门计划应具有前瞻性、衔接性、可操作性，避免计划冲突、归口不清或重复工作。

战略计划协调的主要方式：会议讨论、文件会签、信息交流。企业战略规划须经董事会讨论研究制定，综合办公室督促战略规划文件的会签工作。

五、公文协调

公文协调主要指公文草拟、发文、会签及收文拟办等公文处理过程中的协调。

公文协调的主要内容：

1．草拟文件的协调。拟稿人要认真领会领导意图，对多位领导的指示进行综合分析，抓住意见共同点，形成统一观点后报领导审定。

2．发文协调

办公室拿到要求发文的文稿，应认真分析：

（1）是否确需发文，以何种形式发文，是否需要联合发文及部门会签；

（2）文稿内容是否与国家法律法规及企业管理制度相悖，是否与其它部门工作冲突；

（3）除纯文书规范的处理，文稿处理意见须报主管领导审定签发。

3．会签协调

（1）文件会签中出现部门意见不一致，主办部门负责、办公室协助与涉及部门沟通协调；

（2）文件涉及财务、资产、部门或机构成立等事宜的，办公室应督促主办部门与相关部门会签。

4．拟办协调

（1）总公司或党政机关来文须报分管局领导阅示，重要来文须报领导班子阅示；

（2）总公司部门来文，报分管局领导阅示，送归口部门承办；

（3）不相隶属单位来文，根据文件内容报分管局领导或者直接送归口部门处理；

（4）所属企业报送的通知性文件，报送分管领导和归口部门。

5．请示报告文件协调

（1）所属企业报送的请示报告文件，属于局部门处理的业务，转交局部门处理；

（2）文件陈述不清或依据不足，要求请示单位改写重报；

（3）文件涉及多个部门的，需要会签取得一致意见，办公室可协助召集各部门沟通研究；

（4）请示报告文件不得“多头报送”，一律由综合办公室按照公文处理程序报送分管领导批示。

六、公务协调

领导公务活动包括出席政府机关和总公司的会议、部门和所属公司的会议、重要项目签字仪式和开工仪式、重要领导和业主的接待以及各种庆典、表彰活动等。

办公室收到领导公务邀请或通知，根据各类公务活动性质和时间，合理拟定领导参加或出席意见（是否参加、哪位领导参加），报请局董事长或总经理批准后，及时通知参加公务活动的领导，如有冲突，及时反馈董事长或总经理定夺。确定参加公务活动的领导后，办公室负责为领导安排车辆或预定机票、车票。

七、关系协调

1．上下关系协调。办公室承担着局与政府机关或总公司（上级单位）以及局与所属单位的协调工作，主要包括接收政府机关或总公司任务指令和向所属单位发送工作要求两个方向的协调。对上级单位任务指令存在冲突的，办公室应及时向上级单位请示报告；对所属单位之间存在的摩擦和恶性竞争，办公室应适时组织相关负责人协商解决；上级单位指令在所属单位的落实情况（畅通或不畅通）应注意广泛收集材料，分析汇总报上级单位。

2．左右关系协调。包括与总公司所属兄弟单位、同行业大型XX企业等的合作洽谈、业务往来等。办公室要注意积累和维护左右关系，认真做好关系管理工作，在处理有关左右关系的活动中做好服务保障工作。

3．业主关系协调。包括与业主关系对接、维护、联谊、团拜、领导层互访等协调工作。办公室应建立重要业主数据库，与业主办公室部门建立稳固关系，为业主关系维护提供信息支持。

4．局各部门关系协调。在局各部门意见相悖时，经总经理同意，办公室可及时与各方联系，了解情况，必要时召集相关部门负责人会议，共同商讨解决，并将解决方案报总经理阅示。

5．办公室内部协调。办公室负责人应根据本部门员工在社会阅历、知识结构、性格气质、能力素养等方面的不同，合理安排工作岗位，充分调动员工积极性，实现优势互补、默契和谐、有序高效。

八、会议协调（详见第一章）

第五章 办公服务程序

一、办公服务概述

办公室办公服务工作包括行政管理用（固定）资产管理、低值易耗品管理、办公用品及物料消耗管理、会议室管理、邮件收发管理、票务管理、费用报销管理、大型设施改造维修管理、公务用车管理及办公环境规划和整治等。高效优质的办公服务是企业正常运转的后勤保障。

二、办公服务流程图

1．行政管理用（固定）资产管理流程（低值易耗品管理参照执行）

物品验收移交

领导批准采购

部门物品需求

联合采购询价

企业采购计划

报废处理

转让调拨

清查盘点

使用维护

2．办公用品管理流程（物料消耗参照执行）

统计分析

监督使用

登记发放

领用申请

验收

统一采购

审批

购置申请

3．会议室管理流程

会议室清洁

会议服务工作

办公室批准

会议室使用申请

安排会议室

4．邮件管理流程

（

联系快递公司

1）邮件发送管理流程

跟踪监控送递情况

邮寄登记

办公室批准

邮件发送申请

邮局邮递

（2）邮件接收管理流程

邮件查询

邮件领取

邮件分发

邮件登记

接收邮件

5．票务管理流程

出差任务单管理

接受订票任务

订　票

交 票

报 销

6．费用报销管理流程

转 交

领 款

上网填单

收集报销单据

月度预算费用申请

7．大型设施改造维修管理流程

验收入账

签 约

领导审批

评 标

改造维修招标

改造维修申请

8．资料借用流程

验收归档

归 还

借 用

总经审批

申请利用资料

9．公务用车管理流程

（1）车辆维修管理程序

结算报销

车管验收

入场维修

行政部批准

提出维修申请

确定维修厂家

（2）车辆使用管理程序

检查分析

返回任务单

派出车辆

行政部批准

提出用车申请

三、办公服务程序

（一）行政管理用（固定）资产管理

行政管理用（固定）资产，如公务车辆、机电设备、电子办公设备、办公家具等的管理，执行《XXXX行政管理用资产管理规定》（XXX﹝XXXX﹞XX号），低值易耗品管理参照执行。

（二）办公用品管理程序

局总经理办公室为局总部办公用品主管部门，财务部门和信息部门为协管部门；物料消耗参照办公用品管理程序执行。

1．办公用品购置申请与审批

总经理办公室行政保卫部根据办公用品库存情况和以往消耗水平，确定购买数量，填写《物品购置申请单》，经行政保卫部经理批准形成采购计划。

电脑耗材（墨盒、硒鼓、电脑配件、软盘、光盘等）由局信息中心填写《物品购置申请单》，经信息中心主任批准形成采购计划。

局其他部门对物品有特殊要求或者需求量较大时，可填写《物品购置申请单》，经部门负责人审核、总经理办公室主任批准后形成采购计划。

2．统一采购

物品采购由总经理办公室牵头，财务部门与信息部门协助工作。电子办公设备由总经理办公室与信息部门联合采购。

（1）常规采购。每季度采购一次，每季度第二个办公周完成采购。

（2）特殊采购。局各部门需要特殊物品或需求量较大时，填写《物品购置申请单》，经部门负责人审核、总经理办公室主任批准后，由局总经理办公室与物品需求部门联合采购。

（3）紧急采购。在库存不足或特殊紧急情况下，按照成本最小原则，经行政保卫部经理批准，可由办公室单独采购。

3．入库验收

物品管理人员要做好入库验收，核查物品数量、质量，建立《物品台帐》，做到帐物相符。

4．领用申请

各部门应指定专人负责物品领取工作，每月13、28日前（遇休息日顺延）编制电子版《物品领用申请单》,打印后请部门负责人审核确认交总经理办公室，并将电子版《物品领用申请单》利用网络平台发送至总经理办公室物品管理员。

5．登记发放

物品领取时间为每月15、30日下午（遇休息日顺延），局总经理办公室根据各部门《物品领用申请单》发放物品，遇有不便应明确可领取时间，并将各部门《物品领用申请单》汇总形成《部门物品领用统计表》及《年度物品领用统计表》，每年报局领导审阅。

6．办公物品使用监督

各部门负责人应监督部门物品领取使用情况，严格审核部门物品领用申请；总经理办公室在物品领用统计中发现的问题，要及时反馈各部门负责人，要求给与解释和答复。

7．统计分析

行政保卫部每年年底或根据需要对物品使用情况进行统计分析，查找有效利用和缩减成本的空间，提出工作改进意见，为次年物品采购预算提供依据。

（三）会议室管理

这里的会议室管理，主要指局总部机关的会议室使用管理工作。

1．局机关会议室主要供总部召开会议和举行活动使用。各部门使用会议室，要提前一天到总经理办公室填写《会议室申请单》。

2．总经理办公室负责会议室安排，发挥会议室最大使用效率，会议室使用时间如有冲突，集团会议优于部门会议，上级会议优于下级会议，紧急会议优于普通会议。

3．会议室由总经理办公室指定专人负责管理，管理人员负责会议室的物品保管、安全及卫生工作。

4．各部门使用会议室，会议结束后，办会部门要关好空调、灯具、热水器和门窗等，并及时通知办公室。

（四）邮件管理

局总经理办公室负责局机关公务邮件接收与发送工作。局总经理办公室与邮局和快递公司签署上门服务协议，按照实际发生邮寄费用定期结算。

1.邮件发送管理

（1）平信及挂号信发送。各部门需发送平信及挂号信的，向办公室提出口头申请，在《发送信件登记本》上登记发信日期、发送单位及姓名、邮件种类、邮件内容、发件部门及发件人等，办公室须及时向邮局索要信件发送记录及挂号信号码。

（2）特快专递发送：紧急邮件需要特快专递发送的，需填写《特快专递申请单》，说明申请部门、经办人、发往单位、发件内容，由部门经理签字确认，交总经理办公室机要秘书审核后交快递公司发送，注意留存“发件人留存联”备查。

（3）跟踪监控邮件送递情况。挂号信5个工作日后仍未收到，办公室联系邮局查询邮件送递情况；特快专递邮件3个工作日仍未送达，办公室负责联系快递公司查询邮件送递情况。

2．邮件接收管理

（1）邮件接收。办公室邮件管理员每天早上按时接收邮件，休假或请假期间应委托他人负责邮件管理工作。

（2）邮件登记。邮件管理员按照邮件性质和送达人进行分类，分别在《接收信件登记本》上登记邮件名称、收件人、领取人、领取日期，杂志报刊需记录期号。

（3）邮件分发与领取。局领导邮件，由邮件管理员送达领导办公室；部门报纸及部门个人平信邮件放入部门邮箱内；公务挂号信件通知部门到办公室登记领取。

（4）邮件查询。部门对收到或未收到邮件有疑问的，可在总经理办公室邮件管理员处查询登记资料。

（五）票务管理程序

局综合办公室票务服务对象为局领导及局一类会议参会人员。

1．出差任务单管理

（1）局副职领导、三总师出差，事前通知局综合办公室填写出差任务单，综合办公室报总经理或董事长批准；

（2）董事会秘书、总经理助理、副三总师、部门正职（含主持工作的副职）出差由分管局领导批准，并把出差任务单交局综合办公室备案。

2．接受订票任务

根据事务秘书编排的《领导工作计划表》或《出差任务单》，及时请示领导订票需求，根据《局总部费用报销规定》（XXX﹝XXXX﹞XX号）确定出差人员交通工具。

3．订票

总经理办公室要注意积累订票资源和渠道，与优秀票商签订服务协议；可利用网络订票，方便快捷，提高效率。

4．交票

订票完成，及时向领导交票。

5．报销

及时收集领导差旅票据，按照局财务报销规定执行报销程序。

（六）费用报销管理程序

1．月度预算费用申请

综合办公室负责编制局三总师以上领导及本部门的月度预算费用申请，每月28日前向资金部申报次月预算费用指标，当月预算有节余的可自动转到下月预算中，当月费用超预算的，需追加当月预算，年度预算不足的可在每年10月7日前向局预算委员会提出调整预算申请，由局预算委员会确定是否增加预算。

2．定期收集报销单据

综合办公室每周周二收集局三总师以上领导及本部门的费用发票和报销单据，在费用报销单上贴票，交董事会秘书、综合办公室主任或总经理办公室主任审核，办公室报销专员要做好票据登记工作。

3．上网填报费用报销单

按照财务管理规定，办公室及时上网填报费用报销单，关注报销审批情况。

4．财务领款

待网上报销单处于可报销状态，持纸质报销单去财务领款。

5．交款

及时将领取的报销款项转交付款人。

（七）大型设施改造维修管理程序

1．改造维修申请

局总经理办公室行政保卫部和大厦物业公司根据设施实际使用情况及企业员工反映的问题，经过调查研究，设施确需改造维修的，行政保卫部向局书面提出设施改造维修申请。

2．改造维修招标

由行政保卫部发出设施改造维修招标公告，收集投标单位的资料。

3．评标

局合约部与总经理办公室联合审核投标单位的资料，提出评标意见，拟定中标单位。

4．领导审批

将评标意见书面报局总经理审批。

5．签约

总经理办公室与改造维修单位签订合同，监督改造维修单位组织施工。

6．验收入账

改造维修工程竣工后，总经理办公室联合物业公司共同验收，验收合格后纳入固定资产管理程序。

（八）荣誉证书等资料管理程序

本节所称资料是指局所获荣誉证书及局领导的身份证复印件等。

1．资料借用申请

需要借用上述资料的单位派专人到总经理办公室填写《资料借用申请单》，说明借用目的、借出日期、归还日期、借用单位、借用人及联系方式等。

2．审核批准

借用荣誉证书类的《资料借用申请单》须经局总经济师签字批准；借用局领导身份证需要总经理办公室主任签字批准。

3．借用

荣誉证书类资料需按照每份200元交付押金，局领导身份证复印件不需要押金。

4．归还

资料使用完毕，借用单位要派专人及时归还资料。

5．验收归档

总经理办公室验收合格后，记录实际归还日期、归还人及押金退还情况，将资料妥善存档。

（九）公务用车管理程序

总部公务用车管理详见《XXXX公务用车管理办法》（XXXX办﹝XXXX﹞XX号）。

（十）办公环境规划和整治程序

机关办公环境规划和整治由局总经理办公室负责，严格执行XXX公司CI规范等管理规定。总经理办公室可与大厦物业管理公司签署服务协议，并负责与物业公司沟通处理临时出现的问题。

附件：1．物品购置申请单

2．物品台帐

3．物品领用申请单

4．年度物品领用统计表

5．部门物品领用统计表

6．会议室申请单

7．发送信件登记本

8．特快专递申请单

9．接收信件登记本

10．领导工作计划表

11．出差任务单

12．资料借用申请单

附件1：

物品购置申请单

申请购置部门： 年 月 日

序号	拟购物品名称	规格型号	单位	数量	金 额	使用人	备注
申购理由

批准： 审核： 编制：

附件2：

物 品 台 帐

序号	物品名称	单位	单价	购置数量	费用金额	入库时间	验收人	库存	备注

附件3：

物品领用申请单

部门： 年 月 日
物品名称	需求数量	使用人	物品名称	需求数量	使用人
复印纸A4			修正液
复印纸A3			修正带
记录本(大)			直别针
记录本(小)			曲别针(大)
复写纸(大)			曲别针(小)
复写纸(小)			尺子
签字笔			书立
签字笔芯			长尾夹51mm
铅笔			长尾夹32mm
橡皮			长尾夹19mm
裁纸刀			长尾夹15mm
转笔刀			拉杆夹
双面胶(大)			档案盒
双面胶(小)			文件夹
透明胶带(大)			印油
透明胶布(小)			印台(大)
信封（大）			印台(小)
信封（中）			点钞盒
信封（小）			计算器
记事贴			纸蒌
胶水			纸杯
胶棒			手提袋
剪刀			订书订
笔筒			起订器
订书器			其他：
批准： 审核： 　　编制：

附件4：

20年物品领用统计表

部门 物品

综合办公室

发展研究部

人力资源部

资金部

财务部

经营部

合约估算部

工程管理部

质量安全部

科技部

法律清欠部

基础设施部

实业投资部

党委工作部

纪检监察室

工会工作部

审计部

离退休工作部

国际工程事业部

复印纸

记录本

复写纸

签字笔

签字笔芯

铅笔

橡皮

裁纸刀

转笔刀

双面胶